Regulamin

Niniejsze tłumaczenie ma charakter wyłącznie informacyjny. Wersją obowiązującą jest wersja angielska, która ma pierwszeństwo w przypadku rozbieżności (punkt 26.7).

1. Dostawca i zakres niniejszego Regulaminu

1.1. DentalPolyglot to usługa oprogramowania świadczona w modelu business-to-business, prowadzona przez DTCONCIERGE S.R.L., spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością utworzoną zgodnie z prawem Rumunii, z siedzibą pod adresem Aleea Călărașilor nr. 5, bl. G, ap. 54, Municipiul Sibiu, județul Sibiu, Rumunia, wpisaną do Rejestru Handlowego pod numerem J2026003869000, posiadającą unikalny kod rejestracyjny 53369247 oraz wewnątrzwspólnotowy numer identyfikacyjny VAT RO54852877 („Dostawca”, „my”, „nas” lub „nasz”). Powyższe dane identyfikacyjne są publikowane w wykonaniu art. 5 Ustawy nr 365/2002 o handlu elektronicznym, tekst jednolity, oraz art. 29 Ustawy nr 26/1990 o rejestrze handlowym, tekst jednolity.

1.2. Z Dostawcą można się kontaktować pod adresem service@dentalpolyglot.com we wszystkich sprawach dotyczących Usługi oraz pod adresem privacy@dentalpolyglot.com w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych. Korespondencja wysłana na każdy z tych adresów trafia do pracownika, a żaden adresat nie musi korzystać z narzędzia automatycznego, aby się z nami skontaktować.

1.3. Niniejszy Regulamin świadczenia usług („Regulamin”) reguluje świadczenie Usługi opisanej w punkcie 3 na rzecz kliniki stomatologicznej, gabinetu stomatologicznego lub innego podmiotu prowadzącego działalność zawodową, który zakłada konto („Klient”, „Klinika” lub „Państwo”). Wraz z Polityką zwrotów i anulowania, Polityką prywatności, Polityką plików cookie, Polityką praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań oraz Umową powierzenia przetwarzania danych, Regulamin stanowi całość umowy między stronami („Umowa”).

1.4. W przypadku sprzeczności między dokumentami składającymi się na Umowę, kolejność pierwszeństwa jest następująca: Umowa powierzenia przetwarzania danych w zakresie przetwarzania Danych Pacjentów, Polityka zwrotów i anulowania w zakresie opłat i ich zwrotu, Polityka praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań w zakresie praw do treści i moderacji treści, a niniejszy Regulamin we wszystkich pozostałych zakresach. Wszelki formularz zamówienia, oferta lub pisemna propozycja podpisana przez obie strony ma pierwszeństwo przed każdym z powyższych dokumentów w zakresie odstępstwa, które wyraźnie w niej zapisano.

1.5. Usługa jest skierowana do podmiotów prowadzących działalność zawodową i nie jest oferowana konsumentom. Punkty 10 i 11 Polityki zwrotów i anulowania odnoszą się do ograniczonych okoliczności, w których klient zawierający umowę jako osoba fizyczna działająca poza wszelką działalnością handlową, gospodarczą, rzemieślniczą lub zawodową może skorzystać z bezwzględnie obowiązującej ochrony konsumenckiej.

2. Definicje

2.1. „Usługa” oznacza platformę DentalPolyglot we wszystkich jej elementach, obejmującą hostowaną wielojęzyczną usługę stron internetowych, towarzyszące jej narzędzia komunikacji z pacjentem, wtyczkę WordPress znaną jako Conversation Layer oraz każdy powiązany panel, interfejs i interfejs programowania aplikacji udostępniany Klientowi.

2.2. „Witryna Klienta” oznacza wielojęzyczną stronę internetową, którą Dostawca buduje, tłumaczy, publikuje i hostuje dla Klienta, niezależnie od tego, czy działa ona na subdomenie własnej domeny Klienta, czy na domenie podłączonej przez Klienta na podstawie punktu 15.

2.3. „Materiały Klienta” oznaczają wszelkie teksty, obrazy, fotografie, materiały wideo, materiały audio, logotypy, znaki towarowe, informacje cenowe, opisy kliniczne, biografie lekarzy, dokumenty oraz inne treści, które Klient dostarcza Dostawcy, przesyła do Usługi lub upoważnia Dostawcę do zaimportowania ze strony internetowej lub innego źródła kontrolowanego przez Klienta.

2.4. „Materiały Platformy” oznaczają oprogramowanie, kod źródłowy, szablony, układy graficzne, systemy projektowe, biblioteki komponentów, procesy tłumaczeniowe, prompty, bazy danych, dokumentację oraz know-how składające się na Usługę, z wyłączeniem Materiałów Klienta oraz Danych Pacjentów.

2.5. „Dane Pacjentów” oznaczają dane osobowe dotyczące pacjentów i potencjalnych pacjentów Klienta, przesyłane do Usługi, generowane w jej ramach lub przekazywane za jej pośrednictwem, w tym szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO.

2.6. „Upoważniony Użytkownik” oznacza osobę fizyczną, której Klient przyznaje dostęp do konta Klienta, niezależnie od tego, czy jest to pracownik, współpracownik, wykonawca czy doradca zawodowy.

2.7. „Plan” oznacza poziom subskrypcji, na który Klient się zapisuje, wraz z każdym dodatkiem wybranym przy zapisie lub później. „Opłata Wdrożeniowa” oznacza jednorazową opłatę należną w chwili rozpoczęcia płatnego Planu za wstępną budowę Witryny Klienta. „Opłata Cykliczna” oznacza opłatę okresową należną miesięcznie lub rocznie za dalsze świadczenie Usługi.

2.8. „RODO” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. „DSA” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych. „Data Act” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie zharmonizowanych przepisów dotyczących sprawiedliwego dostępu do danych i ich wykorzystywania. „AI Act” oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. ustanawiające zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji.

3. Czym jest Usługa, a czym nie jest

3.1. Usługa importuje istniejącą publiczną stronę internetową Klienta, tłumaczy jej treść na wybrane przez Klienta języki pacjentów i publikuje wynik jako odrębną wielojęzyczną stronę internetową hostowaną przez Dostawcę. Oryginalna strona internetowa Klienta nie jest w żadnym momencie modyfikowana, zastępowana ani w żaden sposób zakłócana, a Dostawca nie przejmuje nad nią żadnej kontroli.

3.2. Wokół Witryny Klienta Usługa dostarcza przepływ pracy do obsługi zapytań przychodzących. Elementy tego przepływu to skrzynka odbiorcza zapytań z automatycznym tłumaczeniem przychodzących zapytań pacjentów, dwukierunkowy przetłumaczony wątek wiadomości między Klientem a pacjentem, wielojęzyczne dokumenty planu leczenia, strona planowania wizyt, powiązana z planem leczenia, na której pacjent proponuje okna wizyty, a Klient je potwierdza lub odpowiada propozycją alternatywną, automatyczne przypomnienia o wizytach wysyłane e-mailem oraz kreator wiadomości e-mail. Dostępność każdego elementu zależy od Planu, na który zapisany jest Klient.

3.3. Conversation Layer to wtyczka dystrybuowana za pośrednictwem katalogu wtyczek WordPress, którą Klient może zainstalować na własnej, istniejącej stronie internetowej, aby dodać przetłumaczoną komunikację z pacjentem bez zamawiania Witryny Klienta. Uprawnienia przypisane do bezpłatnego poziomu oraz do każdego płatnego poziomu wtyczki są takie, jak opublikowane na stronie internetowej Dostawcy w chwili zapisu.

3.4. Dostawca jest dostawcą oprogramowania. Dostawca nie jest gabinetem stomatologicznym, lekarzem, świadczeniodawcą opieki zdrowotnej, ubezpieczycielem zdrowotnym, biurem podróży, organizatorem turystyki, rynkiem dla pacjentów, pośrednikiem leadów ani usługą koordynacji leczenia. Żadna prowizja, opłata za polecenie ani opłata za sukces nie jest pobierana od żadnego leczenia, konsultacji ani rezerwacji wynikającej z korzystania z Usługi, a Dostawca nie czerpie żadnych przychodów z relacji klinicznej między Klientem a jakimkolwiek pacjentem.

3.5. Żadna treść wygenerowana, przetłumaczona, przekazana lub wyświetlona przez Usługę nie stanowi porady klinicznej, medycznej, stomatologicznej, diagnostycznej, farmaceutycznej, ubezpieczeniowej, finansowej ani prawnej, i żadna z nich nie może być przedstawiana jako taka. Dostawca nie weryfikuje poprawności klinicznej Materiałów Klienta, nie sprawdza planów leczenia pod kątem poprawności i nie wykonuje żadnej oceny zawodowej w związku z opieką nad pacjentem. Odpowiedzialność za treść kliniczną wszystkiego, co jest publikowane na Witrynie Klienta lub przekazywane za pośrednictwem Usługi, spoczywa wyłącznie na Kliencie.

3.6. Stosunek umowny dotyczący leczenia stomatologicznego powstaje wyłącznie między Klientem a pacjentem. Dostawca nie jest jego stroną, nie przyjmuje z niego żadnego zobowiązania i nie składa żadnemu pacjentowi zapewnienia dotyczącego dostępności, jakości, ceny ani wyniku leczenia.

4. Zawarcie Umowy i postanowienia akceptowane odrębnie

4.1. Umowa zostaje zawarta z chwilą, gdy Klient ukończy proces rejestracji, zaakceptuje niniejszy Regulamin oraz towarzyszące mu dokumenty w sposób przedstawiony w tym procesie, a w przypadku płatnego Planu, w chwili gdy Dostawca potwierdzi subskrypcję po pomyślnej autoryzacji pierwszej płatności.

4.2. Niektóre postanowienia niniejszego Regulaminu mieszczą się w kategoriach wymienionych w art. 1203 rumuńskiego Kodeksu cywilnego (Ustawa nr 287/2009, tekst jednolity), który poddaje standardowe klauzule rodzajów tam wymienionych wymogowi wyraźnej akceptacji na piśmie przez stronę przystępującą do umowy. Podpis pod całym dokumentem lub akceptacja sformułowana w sposób ogólny nie spełnia tego wymogu. Dostawca przedstawia zatem odnośne klauzule odrębnie w procesie rejestracji, rejestruje akceptację każdej z nich przez Klienta i przytacza je dla wygody w punkcie 29.

4.3. Klauzulami podlegającymi odrębnej akceptacji są te dotyczące ograniczenia odpowiedzialności (punkt 20), prawa Dostawcy do zawieszenia świadczenia i jednostronnego rozwiązania Umowy (punkty 10 i 21), automatycznego odnowienia subskrypcji (punkt 9), prawa właściwego i jurysdykcji sądów w Sybinie (punkt 27) oraz ogólnego upoważnienia do angażowania podprzetwarzających (punkt 14). W braku odrębnej akceptacji opisanej w punkcie 4.2 żadna z tych klauzul nie wywołuje skutku, a odnośna kwestia podlega ogólnym zasadom prawa rumuńskiego.

4.4. W przypadku gdy Klient rejestruje się do bezpłatnego poziomu Conversation Layer, akceptacja jest rejestrowana za pomocą tego samego mechanizmu, a Umowa powierzenia przetwarzania danych jest przedstawiana i akceptowana jako odrębny dokument, a nie wyłącznie przez odniesienie. Żadne przetwarzanie Danych Pacjentów nie jest włączane na żadnym poziomie, bezpłatnym ani płatnym, przed zarejestrowaniem akceptacji Umowy powierzenia przetwarzania danych.

4.5. Osoba dokonująca rejestracji oświadcza i zapewnia, że posiada uprawnienie do związania Klienta Umową. W przypadku gdy oświadczenie to okaże się nieprawdziwe, Dostawca może uznać Umowę za zawartą z osobą, która dokonała rejestracji, bez uszczerbku dla innych przysługujących mu środków ochrony prawnej.

5. Konta, uprawnienie do korzystania z Usługi i Upoważnieni Użytkownicy

5.1. Klient musi podać dokładne, kompletne i aktualne dane rejestracyjne, w tym swoją nazwę prawną, siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności, numer rejestracyjny oraz, jeśli go posiada, numer identyfikacyjny VAT. Zmiany tych danych należy zgłaszać za pośrednictwem panelu lub na adres service@dentalpolyglot.com bez zbędnej zwłoki.

5.2. Klient odpowiada za poufność danych uwierzytelniających wydanych jemu oraz jego Upoważnionym Użytkownikom, za wszelką działalność prowadzoną za pośrednictwem jego konta oraz za działania i zaniechania każdego Upoważnionego Użytkownika, tak jakby były jego własnymi. Podejrzenie naruszenia poufności danych uwierzytelniających należy niezwłocznie zgłosić Dostawcy, a Dostawca może wymagać zresetowania danych uwierzytelniających jako warunku dalszego dostępu.

5.3. Klient decyduje, które osoby fizyczne stają się Upoważnionymi Użytkownikami, jakie uprawnienia posiada każda z nich oraz kiedy dostęp zostaje cofnięty. Niezwłoczne cofnięcie dostępu osobom, które przestały go potrzebować, stanowi część obowiązków Klienta jako administratora Danych Pacjentów na podstawie punktu 12.

5.4. Usługa jest oferowana wyłącznie podmiotom uprawnionym zgodnie z prawem do świadczenia usług stomatologicznych lub pokrewnych usług opieki zdrowotnej w jurysdykcji, w której działają, lub podmiotom działającym w imieniu takich świadczeniodawców na podstawie ich upoważnienia. Dostawca może wymagać dowodu rejestracji zawodowej, upoważnienia do prowadzenia działalności lub upoważnienia do działania, i może odmówić świadczenia Usługi lub je przerwać, jeżeli taki dowód nie zostanie przedstawiony w rozsądnym terminie.

6. Wdrożenie, import, budowa i akceptacja Witryny Klienta

6.1. Po zapisaniu się na płatny Plan Klient upoważnia Dostawcę do uzyskania dostępu, pobrania i skopiowania treści wskazanej przez Klienta publicznej strony internetowej, wraz z wszelkimi dodatkowymi materiałami dostarczonymi przez Klienta, w celu zbudowania Witryny Klienta. Punkt 4 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań reguluje zakres tego upoważnienia oraz zapewnienia je wspierające.

6.2. Dostawca buduje Witrynę Klienta, tłumaczy jej treść na wybrane przez Klienta języki i przedstawia wynik Klientowi do przeglądu. Budowa odzwierciedla strukturę, liczbę stron, liczbę języków oraz inne ograniczenia ilościowe przypisane do Planu, opublikowane w chwili zapisu.

6.3. Klient przegląda budowę i albo ją akceptuje, albo wnosi o zmianę w ramach limitu poprawek przypisanego do Planu, albo ją odrzuca, podając powody. Publikacja Witryny Klienta następuje wyłącznie po formalnej akceptacji budowy przez Klienta. Akceptacja stanowi potwierdzenie przez Klienta, że treść Witryny Klienta jest dokładna, zgodna z prawem, właściwa zawodowo i zgodna z zasadami reklamy mającymi zastosowanie do zawodu i rynku Klienta.

6.4. Ponieważ Dostawca restrukturyzuje, dostosowuje, tłumaczy i przegląda materiał składający się na Witrynę Klienta, Dostawca nie zajmuje w stosunku do tego materiału pozycji wyłącznie technicznej, automatycznej i biernej. Akceptacja na podstawie punktu 6.3 przypisuje opublikowany wynik do własnej decyzji redakcyjnej Klienta, a podział odpowiedzialności określony w punktach 7 i 11 ma odpowiednie zastosowanie. Punkt 18 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań wyjaśnia, jak pozycja ta różni się w przypadku materiału, który Usługa jedynie przechowuje bez zaangażowania redakcyjnego.

6.5. Terminy dostawy przekazywane podczas wdrożenia mają charakter orientacyjny. Jeżeli wymagana jest współpraca Klienta, w szczególności w zakresie dostarczenia materiałów, przyznania dostępu, potwierdzenia wyboru języków, przeglądu projektów lub ukończenia konfiguracji domeny, każdy okres, w którym ta współpraca jest zaległa, wydłuża odpowiednio szacowany termin.

6.6. Jeżeli po podjęciu prac, jakich rozsądnie można oczekiwać, Dostawca ustali, że nie jest w stanie dostarczyć nowemu Klientowi zgodnej z prawem i przedstawialnej Witryny Klienta, a żadne środki zaradcze nie są dostępne, Dostawca powiadamia o tym Klienta, a zastosowanie mają skutki określone w punkcie 4 Polityki zwrotów i anulowania.

7. Materiały Klienta, licencja i zapewnienia

7.1. W stosunkach między stronami Klient zachowuje własność wszystkich Materiałów Klienta, a Dostawca zachowuje własność wszystkich Materiałów Platformy. Żadne postanowienie Umowy nie przenosi tytułu prawnego w żadnym kierunku.

7.2. Klient udziela Dostawcy niewyłącznej, ogólnoświatowej, nieodpłatnej licencji na hostowanie, przechowywanie, powielanie, adaptację, tłumaczenie, formatowanie, publiczne udostępnianie i przekazywanie Materiałów Klienta, na czas trwania Umowy i wyłącznie w celach eksploatacji, wspierania, zabezpieczania i ulepszania Usługi świadczonej temu Klientowi. Licencja obejmuje podprzetwarzających zaangażowanych na podstawie punktu 14 w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich swojej funkcji i wygasa zgodnie z punktem 22 po upływie opisanych tam okresów przechowywania.

7.3. Klient oświadcza i zapewnia, że jest właścicielem lub posiada ważne i wystarczające licencje na korzystanie z każdego elementu Materiałów Klienta oraz na upoważnienie Dostawcy do korzystania z nich, w tym z fotografii, ilustracji, obrazów ze zdjęć bankowych (stock), krojów pisma, materiałów wideo, muzyki, portretów lekarzy, wizerunków pacjentów oraz znaków towarowych osób trzecich. Zakres tego zapewnienia, sposób traktowania wizerunków pacjentów oraz odszkodowanie wspierające to zapewnienie są określone w punktach 5, 9 i 11 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań.

7.4. Tłumaczenia sporządzane przez Usługę są dostarczane z dołożeniem rozsądnej staranności. Dostawca nie udziela żadnej gwarancji, że tłumaczenie jest dokładne, kompletne, idiomatyczne lub odpowiednie do jakiegokolwiek celu klinicznego, regulacyjnego, umownego lub dowodowego, a Klient pozostaje odpowiedzialny za weryfikację każdego przetłumaczonego oświadczenia, na którym on sam lub pacjent może polegać. Jeżeli przetłumaczone oświadczenie ma znaczenie kliniczne lub umowne, Klient powinien potwierdzić je w języku oryginalnym przed podjęciem na jego podstawie działania.

7.5. Własność przetłumaczonej i zaadaptowanej wersji Materiałów Klienta oraz prawa, jakie Klient posiada do tej wersji po rozwiązaniu Umowy, są regulowane punktem 7 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań.

8. Plany, Opłaty Wdrożeniowe, dodatki i rozliczenia

8.1. Plany dostępne dla hostowanej usługi stron internetowych to Start, Expand i Establish. Każdy z nich wiąże się z jednorazową Opłatą Wdrożeniową należną przy rozpoczęciu oraz Opłatą Cykliczną należną miesięcznie lub rocznie, w cenach opublikowanych na stronie internetowej Dostawcy w chwili zapisu. Rozliczenie roczne wiąże się z rabatem opublikowanym obok tych cen. Dodatki dostępne na dzień niniejszego Regulaminu to dodatkowy niestandardowy język oraz witryna budowana na zamówienie, każdy w cenie opublikowanej.

8.2. Plany dostępne dla Conversation Layer to Free, Core i Pro. Żaden z nich nie wiąże się z Opłatą Wdrożeniową. Każde nowe konto wtyczki otrzymuje trzydziestodniowy okres próbny uprawnień przypisanych do poziomu Core, bez konieczności podania danych karty płatniczej, a punkt 8 Polityki zwrotów i anulowania reguluje, co dzieje się po upływie tego okresu próbnego.

8.3. Wszystkie ceny są podane w euro. O ile cena nie jest wyraźnie opisana jako zawierająca podatek od wartości dodanej, ceny nie zawierają podatku od wartości dodanej ani żadnego innego podatku, opłaty, cła lub potrącenia, z których każde jest płatne przez Klienta dodatkowo. W przypadku gdy zastosowanie ma mechanizm odwrotnego obciążenia, Klient musi podać ważny numer identyfikacyjny VAT, a Klient ponosi odpowiedzialność za poprawność tego numeru oraz za rozliczenie podatku we własnej jurysdykcji.

8.4. Rozliczenia są obsługiwane za pośrednictwem Stripe. Zapisując się na subskrypcję, Klient upoważnia Dostawcę do obciążania, za pośrednictwem Stripe, zapisanej metody płatności z tytułu Opłaty Wdrożeniowej, każdej Opłaty Cyklicznej w terminie jej wymagalności oraz każdego dodatku wybranego przez Klienta. Klient musi utrzymywać ważną metodę płatności przez cały czas trwania subskrypcji.

8.5. Faktury są wystawiane elektronicznie i udostępniane w panelu. Uznaje się, że Klient zaakceptował fakturę, chyba że zgłosi uzasadniony sprzeciw w terminie trzydziestu dni od jej wystawienia. Sprzeciw wobec części faktury nie zawiesza obowiązku zapłaty niekwestionowanej pozostałej części.

8.6. Dostawca może zmieniać swoje ceny. Zmiana wpływająca na Opłatę Cykliczną wchodzi w życie przy najbliższym odnowieniu następującym po co najmniej trzydziestodniowym powiadomieniu Klienta, a Klient może anulować subskrypcję przed tym odnowieniem zgodnie z punktem 9, jeżeli nie akceptuje zmiany. Zmiana nie wpływa na już naliczoną Opłatę Wdrożeniową i nie ma zastosowania z mocą wsteczną do już opłaconego okresu rozliczeniowego.

8.7. Ograniczenia ilościowe przypisane do każdego Planu, w tym limity dotyczące języków, stron, poprawek redakcyjnych, przechowywania danych oraz wolumenu poczty wychodzącej, są publikowane obok cen. W przypadku przekroczenia limitu przez Klienta, Dostawca powiadamia Klienta, a strony uzgadniają albo ograniczenie użycia, albo przejście na wyższy Plan. Dostawca nie nalicza opłat za przekroczenie limitu bez uprzedniego powiadomienia i zgody Klienta.

8.8. Dostawca może od czasu do czasu oferować promocje, w tym program dla klientów-założycieli, w ramach którego Opłata Wdrożeniowa albo Opłata Cykliczna za wskazaną liczbę okresów rozliczeniowych nie jest pobierana od wskazanej liczby Klientów, z zastrzeżeniem warunków wskazanych w ofercie oraz, w przypadku zniesienia Opłaty Wdrożeniowej, punktu 3.6 Polityki zwrotów i anulowania, inne obniżki do stu procent wskazanej opłaty oraz formuły próbne wykraczające poza opisane w punkcie 8.2. Parametry promocji, to jest opłaty, których dotyczy, liczba objętych okresów rozliczeniowych oraz ewentualne warunki uczestnictwa, w tym limit liczby uczestniczących Klientów, są tymi wskazanymi w ofercie w chwili zapisu i odnotowanymi w podsumowaniu zamówienia Klienta. Promocja obowiązuje wyłącznie w granicach tych wskazanych parametrów.

8.9. Obniżka promocyjna nie zmienia cen katalogowych Usługi. Faktura wystawiona za okres objęty promocją wykazuje pełną wartość usługi wykonanej w tym okresie, z obniżką promocyjną ujętą jako odrębna pozycja identyfikująca promocję, zgodnie z artykułem 286 ustęp 4 litera a) oraz artykułem 319 rumuńskiej ustawy nr 227/2015 Kodeks podatkowy. Gdy obniżka równa się pełnej wartości okresu, kwota do zapłaty wynosi zero i za ten okres nie jest pobierana żadna płatność.

8.10. Gdy promocja jest ograniczona w czasie, po jej zakończeniu subskrypcja trwa dalej według Opłaty Cyklicznej właściwej dla Planu Klienta, opublikowanej w chwili zapisu lub później zmienionej zgodnie z punktem 8.6, i odnawia się zgodnie z punktem 9. Przypomnienie o odnowieniu opisane w punkcie 9.4 wskazuje kwotę, która zostanie pobrana.

8.11. Promocja nie ma wartości pieniężnej, nie podlega zamianie na pieniądze ani na środki na koncie, jest osobista dla Klienta i nieprzenoszalna. Promocje łączą się tylko tam, gdzie oferta wyraźnie tak stanowi. Dostawca może wycofać lub zmienić promocję ze skutkiem dla Klientów, którzy jeszcze się nie zapisali; promocja już zastosowana do subskrypcji trwa przez wskazany okres. Gdy promocję uzyskano przez niezgodne z prawdą oświadczenie o spełnianiu warunków, Dostawca może odzyskać różnicę między właściwą ceną katalogową a kwotą zapłaconą za objęte okresy, bez uszczerbku dla wszelkich innych środków dostępnych na zasadach ogólnych.

9. Czas trwania, odnowienie i anulowanie

9.1. Umowa wchodzi w życie w dniu założenia konta i trwa do momentu jej rozwiązania zgodnie z jej postanowieniami.

9.2. Płatna subskrypcja trwa przez wybrany okres rozliczeniowy, miesięczny lub roczny, i odnawia się automatycznie na kolejne okresy tej samej długości, chyba że zostanie anulowana. Automatyczne odnowienie jest jedną z klauzul podlegających odrębnej akceptacji na podstawie punktu 4.3.

9.3. Klient może anulować subskrypcję w dowolnym momencie za pośrednictwem panelu lub pisemnym powiadomieniem na adres service@dentalpolyglot.com. Anulowanie wchodzi w życie z końcem okresu rozliczeniowego, w którym powiadomienie zostało złożone, a Usługa trwa bez zmian do tego dnia. Nie trzeba podawać powodu i nie nalicza się opłaty administracyjnej za anulowanie. Nie nalicza się żadnej kary, z tym zastrzeżeniem, że Opłata Wdrożeniowa zniesiona w ramach programu dla klientów-założycieli staje się wymagalna, gdy subskrypcja kończy się w ciągu pierwszych sześciu miesięcy, jak przewiduje punkt 3.6 Polityki zwrotów i anulowania.

9.4. W przypadku subskrypcji rocznych Dostawca wysyła przypomnienie o odnowieniu na zarejestrowany adres e-mail Klienta co najmniej trzydzieści dni przed datą odnowienia, wskazując datę odnowienia oraz kwotę, która zostanie obciążona. Klient może anulować subskrypcję bez kary w dowolnym momencie do dnia odnowienia.

9.5. Skutki finansowe anulowania, w tym traktowanie Opłat Wdrożeniowych oraz opłat zapłaconych za bieżący okres, są regulowane Polityką zwrotów i anulowania i nie są powtarzane w tym miejscu.

9.6. Przejście na wyższy poziom wchodzi w życie natychmiast, z proporcjonalnym rozliczeniem Opłaty Cyklicznej za pozostałą część bieżącego okresu oraz zapłatą różnicy w Opłacie Wdrożeniowej, obliczonej zgodnie z punktem 8 Polityki zwrotów i anulowania. Przejście na niższy poziom wchodzi w życie przy najbliższym odnowieniu, a uprawnienia wyższego poziomu trwają do tego czasu.

9.7. Maksymalny okres wypowiedzenia, jakiego Dostawca może wymagać do rozpoczęcia procesu zmiany dostawcy, wynosi dwa miesiące, a Dostawca w praktyce nie wymaga żadnego okresu wypowiedzenia wykraczającego poza bieżący okres rozliczeniowy. Punkt 17 określa w pełni system zmiany dostawcy i wyjścia z Usługi.

10. Brak płatności, okres karencji i wstrzymanie

10.1. W przypadku niepowodzenia płatności Dostawca ponawia próbę pobrania środków i powiadamia Klienta na zarejestrowany adres e-mail, wskazując zaległą kwotę oraz sposób usunięcia niepowodzenia.

10.2. Jeżeli kwota pozostaje niezapłacona po upływie okresu karencji zgłoszonego Klientowi, Dostawca może wstrzymać Witrynę Klienta, zastępując ją neutralną stroną informacyjną. Wstrzymanie jest zawieszeniem świadczenia, a nie ograniczeniem nałożonym z powodu niezgodności z prawem lub niezgodności treści, i w związku z tym nie wiąże się z obowiązkiem podania uzasadnienia na podstawie punktu 16.

10.3. W trakcie wstrzymania Klient zachowuje dostęp do panelu oraz do funkcji eksportu opisanych w punkcie 17, tak aby brak płatności nie stanowił przeszkody w odzyskaniu własnych danych Klienta. Okno reaktywacji zgłoszone Klientowi biegnie od chwili rozpoczęcia wstrzymania.

10.4. Zapłata zaległej kwoty w oknie reaktywacji przywraca Witrynę Klienta bez dodatkowej opłaty. Po upływie okna reaktywacji bez zapłaty, Dostawca może rozwiązać Umowę na podstawie punktu 21 oraz usunąć konto i jego zawartość zgodnie z punktem 22.

10.5. Odsetki za opóźnienie w płatności naliczane są według stawki ustawowej mającej zastosowanie do zobowiązań między przedsiębiorcami zgodnie z prawem rumuńskim. Dostawca może zrzec się odsetek, a zrzeczenie się w jednym przypadku nie wyklucza ich dochodzenia w innym.

11. Dozwolone korzystanie, standardy treści i zasady reklamy

11.1. Klient odpowiada za zgodność z prawem, dokładność i właściwość zawodową wszystkiego, co jest publikowane na Witrynie Klienta, przekazywane za pośrednictwem Usługi pod jego tożsamością lub dostarczane Dostawcy do tłumaczenia lub publikacji. Odpowiedzialność ta obejmuje twierdzenia kliniczne, opisy zabiegów, oświadczenia o wynikach, ceny, gwarancje, kwalifikacje lekarzy, tytuły zawodowe oraz wszelkie porównania z innymi świadczeniodawcami.

11.2. Klient nie może wykorzystywać Usługi do publikowania ani przekazywania materiałów niezgodnych z prawem, naruszających prawa, zniesławiających, wprowadzających w błąd lub nękających, ujawniających dane osobowe innej osoby bez podstawy prawnej, zawierających złośliwy kod lub mających na celu zakłócenie działania Usługi lub jakiejkolwiek sieci. Zakazane są również próby obejścia uwierzytelniania, uzyskania dostępu do danych innego najemcy, sondowania lub skanowania infrastruktury bez upoważnienia, a także pozyskiwania danych za pomocą środków automatycznych wykraczających poza udostępnione interfejsy.

11.3. Komunikacja marketingowa wysyłana za pośrednictwem Usługi pod tożsamością Klienta musi być zgodna z prawem mającym zastosowanie do odbiorcy, w tym z Dyrektywą 2002/58/WE i jej krajowymi implementacjami, którą w Rumunii jest Ustawa nr 506/2004 o przetwarzaniu danych osobowych i ochronie prywatności w sektorze łączności elektronicznej. Klient oświadcza i zapewnia, że posiada podstawę prawną do kontaktowania się z każdym odbiorcą, że prowadzi funkcjonujący mechanizm rezygnacji oraz że niezwłocznie honoruje sprzeciwy.

11.4. W przypadku gdy Klient prowadzi działalność w Rumunii, reklama publikowana za pośrednictwem Usługi musi być zgodna z Kodeksem Etyki Kolegium Lekarzy Dentystów Rumunii z dnia 9 lipca 2021 r. oraz z Decyzją nr 1/1AGN z dnia 21 marca 2025 r. tego Kolegium, obowiązującą od 1 lipca 2025 r., która wymaga, aby reklama stomatologiczna była realistyczna, obiektywna, istotna, weryfikowalna, dyskretna, prawdziwa i jasna, oraz zakazuje treści fałszywych, wprowadzających w błąd lub oszukańczych. Klienci prowadzący działalność w innych krajach muszą przestrzegać równoważnych zasad zawodowych i reklamowych obowiązujących na ich rynku oraz na każdym rynku, na który kierowana jest Witryna Klienta. Dostawca nie doradza w zakresie tych zasad i nie poświadcza zgodności z nimi.

11.5. Dostawca prowadzi automatyczną kontrolę oznaczającą sformułowania reklamowe powszechnie zakazane na obsługiwanych rynkach, wraz z kolejką przeglądu stosowaną przed publikacją. Oba środki stanowią dobrowolne dochodzenia z własnej inicjatywy w rozumieniu art. 7 DSA. Żaden z tych środków nie stanowi zobowiązania do wykrycia każdego niezgodnego z prawem stwierdzenia, żaden nie przenosi odpowiedzialności za treść na Dostawcę i żaden nie zwalnia Klienta z obowiązków określonych w punktach 11.1 i 11.4.

11.6. W przypadku naruszenia przez Klienta punktu 11, Dostawca może zażądać poprawki w oznaczonym terminie, może usunąć lub ograniczyć dostęp do odnośnego materiału oraz, w przypadkach poważnego lub uporczywego naruszenia, może zawiesić lub rozwiązać Umowę na podstawie punktu 21. Z wyjątkiem przypadku wstrzymania na podstawie punktu 10, środek podjęty na podstawie punktu 11.6 wiąże się z obowiązkiem podania uzasadnienia zgodnie z punktem 16.

12. Dane Pacjentów i podział ról w zakresie ochrony danych

12.1. W odniesieniu do Danych Pacjentów Klient działa jako administrator danych, a Dostawca działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 RODO. Dostawca przetwarza Dane Pacjentów wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, na które składają się Umowa, Umowa powierzenia przetwarzania danych oraz wszelkie dalsze pisemne polecenie zarejestrowane przez strony.

12.2. W odniesieniu do własnych danych konta Klienta, danych jego Upoważnionych Użytkowników, danych rozliczeniowych oraz danych potencjalnych klientów, Dostawca działa jako administrator danych. Cele, podstawy prawne, odbiorcy, transfery i okresy przechowywania mające zastosowanie do tego przetwarzania są określone w Polityce prywatności.

12.3. Klient oświadcza i zapewnia, że posiada ważną podstawę prawną na podstawie art. 6 RODO oraz, w odniesieniu do danych dotyczących zdrowia i innych szczególnych kategorii danych, na podstawie art. 9 RODO, dla każdej kategorii Danych Pacjentów, których przetwarzanie powoduje za pośrednictwem Usługi. Wyłączenie z art. 9 ust. 2 lit. h) RODO jest dostępne wyłącznie wtedy, gdy przetwarzanie jest dokonywane przez osobę zawodowo zobowiązaną do zachowania tajemnicy zawodowej na podstawie art. 9 ust. 3 lub pod jej odpowiedzialnością, co jest warunkiem spełnianym przez Klienta i nigdy przez Dostawcę.

12.4. Dostarczenie pacjentom informacji wymaganych na podstawie art. 12, 13 i 14 RODO jest obowiązkiem Klienta. Dostawca prowadzi i aktualizuje wzór informacji o prywatności dla pacjentów przeznaczony do stosowania na Witrynach Klientów oraz udostępnia go wraz z zawartymi w nim danymi podprzetwarzających, jako środek techniczny i organizacyjny wspierający Klienta na podstawie art. 28 ust. 3 lit. e) i f) RODO. Przyjęcie wzoru, wypełnienie pól zastrzeżonych dla Klienta oraz dokładność wynikowej informacji pozostają obowiązkiem Klienta.

12.5. W przypadku gdy Usługa jest wykorzystywana do zbierania dokumentów tożsamości lub ubezpieczeniowych, Klient przyjmuje do wiadomości, że dokumenty te mogą zawierać krajowy numer identyfikacyjny, którym w Rumunii jest osobisty kod numeryczny (CNP). Klient nie może zlecać przetwarzania krajowego numeru identyfikacyjnego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, ponieważ art. 4 rumuńskiej Ustawy nr 190/2018 wiąże z przetwarzaniem dokonywanym na tej podstawie kaskadę dodatkowych zabezpieczeń, w tym obowiązkowe wyznaczenie inspektora ochrony danych. Polecenia niezgodne z punktem 12.5 wykraczają poza zakres upoważnienia Dostawcy do działania.

12.6. Dane Pacjentów nie są wykorzystywane przez Dostawcę do jego własnych celów i nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania jakiegokolwiek modelu sztucznej inteligencji, ani Dostawcy, ani strony trzeciej.

12.7. W przypadku gdy Klient wydaje Dostawcy polecenie, które w ocenie Dostawcy narusza RODO lub inny przepis prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego dotyczącego ochrony danych, Dostawca informuje o tym Klienta zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO i może odmówić wykonania tego polecenia do czasu wyjaśnienia sprawy.

13. Funkcje sztucznej inteligencji, przejrzystość i ograniczenia

13.1. Usługa wykorzystuje sztuczną inteligencję do tłumaczenia treści strony internetowej oraz wiadomości wymienianych między Klientem a pacjentami, do wyodrębniania tekstu z dokumentów planu leczenia oraz do obsługi asystenta konwersacyjnego na Witrynie Klienta. Modele leżące u podstaw tych funkcji są dostarczane przez zewnętrznego dostawcę zaangażowanego jako podprzetwarzający na podstawie punktu 14.

13.2. Asystent konwersacyjny identyfikuje się jako system sztucznej inteligencji w momencie pierwszej interakcji, w sposób jasny i odróżniający się od otaczającej treści, w wykonaniu art. 50 ust. 1 i art. 50 ust. 5 AI Act, które obowiązują od 2 sierpnia 2026 r. Klient nie może wyłączyć, ukryć, zmienić oznaczenia ani w inny sposób zniweczyć tego ujawnienia i nie może przedstawiać asystenta jako rozmówcy będącego człowiekiem lub lekarzem.

13.3. Automatycznie przetłumaczone wiadomości są oznaczane jako takie w miejscu ich wyświetlania. Klient nie może usuwać ani ukrywać tego oznaczenia.

13.4. Asystent odpowiada na pytania dotyczące praktyki Klienta, jego usług, lokalizacji oraz dostępności. Asystent nie przeprowadza triażu, nie stawia diagnozy, nie zaleca ani nie wyklucza leczenia, nie podaje wyników klinicznych i nie udziela żadnej porady o charakterze klinicznym. W przypadku gdy Klient konfiguruje asystenta z wykorzystaniem własnych materiałów, Klient musi zapewnić, aby materiały te zachowywały te same granice i były zgodne z punktem 11.

13.5. Usługa nie przeprowadza zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec pacjenta lub w podobny sposób istotnie na niego wpływającego, w rozumieniu art. 22 RODO.

13.6. Wynik działania sztucznej inteligencji może zawierać błędy, pominięcia i błędne tłumaczenia. Dostawca nie udziela żadnej gwarancji co do jego dokładności, a punkty 7.4, 19 i 20 mają do niego zastosowanie. Klient musi przejrzeć każdy wynik przed poleganiem na nim w celu klinicznym, umownym lub regulacyjnym oraz musi utrzymywać sposób, w jaki pacjent może dotrzeć do pracownika Klienta.

14. Podprzetwarzający i zależności od stron trzecich

14.1. Usługa zależy od dostawców zewnętrznych w zakresie hostingu, dostarczania treści, przechowywania plików, usług bazodanowych, transakcyjnej poczty e-mail, ograniczania liczby żądań, monitorowania błędów, przetwarzania przez sztuczną inteligencję, rozliczeń subskrypcyjnych oraz, jeśli Klient ją aktywuje, przesyłania wiadomości za pośrednictwem zewnętrznej sieci komunikatorowej. Każdy dostawca zaangażowany w przetwarzanie Danych Pacjentów jest podprzetwarzającym, a aktualna lista, wraz z funkcją, lokalizacją i mechanizmem transferu mającym zastosowanie do każdego z nich, jest prowadzona w Załączniku B do Umowy powierzenia przetwarzania danych.

14.2. Klient udziela ogólnego upoważnienia do angażowania podprzetwarzających wymienionych w tym Załączniku. Ogólne upoważnienie jest jedną z klauzul podlegających odrębnej akceptacji na podstawie punktu 4.3.

14.3. Dostawca powiadamia Klienta co najmniej trzydzieści dni przed dodaniem lub zastąpieniem podprzetwarzającego. W tym okresie Klient może zgłosić sprzeciw z rozsądnych przyczyn związanych z ochroną danych. Jeżeli sprzeciwu nie można rozstrzygnąć, Klient może rozwiązać dotkniętą część Usługi bez kary i z zwrotem wszelkiej opłaty zapłaconej z góry przypadającej na niewykorzystany okres, a zastosowanie ma punkt 12 Polityki zwrotów i anulowania.

14.4. Dostawca pozostaje odpowiedzialny wobec Klienta za wykonanie obowiązków w zakresie ochrony danych przez swoich podprzetwarzających zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO. Poza dziedziną ochrony danych Dostawca nie odpowiada za przerwanie, pogorszenie ani zaprzestanie świadczenia usługi zewnętrznej poza jego rozsądną kontrolą, z zastrzeżeniem punktu 25.

14.5. W przypadku gdy podprzetwarzający zaprzestaje świadczenia usługi, w istotny sposób zmienia swoje warunki lub przestaje spełniać wymagania Dostawcy, Dostawca może zastąpić go równoważnym dostawcą po powiadomieniu na podstawie punktu 14.3 lub, jeżeli wymaga tego pilność sytuacji, z najkrótszym rozsądnie możliwym powiadomieniem, po którym następuje pełne wyjaśnienie.

15. Domeny, subdomeny i DNS

15.1. Witryna Klienta jest domyślnie publikowana na subdomenie domeny kontrolowanej przez Klienta, a Klient musi skonfigurować rekordy delegacji wskazane przez Dostawcę. Odpowiedzialność za rejestrację, odnowienie i administrację domeną pozostaje po stronie Klienta jako rejestrującego.

15.2. Dostawca nie nabywa, nie posiada, nie odnawia ani nie wykonuje żadnego prawa do domeny Klienta oraz nie działa jako rejestrujący, kontakt administracyjny ani kontakt techniczny, chyba że strony uzgodnią inaczej na piśmie. Wygaśnięcie, zawieszenie, przeniesienie lub przejęcie domeny pozostaje poza kontrolą Dostawcy, a skutki dla dostępności Witryny Klienta wykraczają poza gwarancje określone w punkcie 19.

15.3. W przypadku gdy Dostawca udostępnia subdomenę własnej domeny w celach demonstracyjnych, testowych lub tymczasowych, Klient nie nabywa żadnego prawa do tej subdomeny, a Dostawca może ją wycofać po rozwiązaniu Umowy lub z rozsądnym wyprzedzeniem.

15.4. Certyfikaty bezpieczeństwa warstwy transportowej dla Witryny Klienta są zapewniane i odnawiane przez Dostawcę lub jego podprzetwarzającego hostingowego. Warunkiem wstępnym jest prawidłowa konfiguracja rekordów delegacji Klienta, a Dostawca nie odpowiada za przerwy spowodowane rekordami zmienionymi przez Klienta bez powiadomienia.

16. Treści niezgodne z prawem, zgłoszenia i uzasadnienia

16.1. Przechowując treści na żądanie swoich Klientów oraz odwiedzających Witryny Klientów, Dostawca świadczy usługę hostingu w rozumieniu art. 3 lit. g) ppkt (iii) DSA, a obowiązki przypisane dostawcom usług hostingowych mają do niego zastosowanie. Dostawca nie jest platformą internetową dla celów sekcji 3 rozdziału III DSA.

16.2. Jedynym punktem kontaktowym dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej oraz Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych na podstawie art. 11 DSA, a także punktem kontaktowym dla odbiorców usługi na podstawie art. 12 DSA, jest service@dentalpolyglot.com. Komunikacja jest przyjmowana w języku angielskim i rumuńskim.

16.3. Każda osoba fizyczna lub prawna może zgłosić Dostawcy treści uznawane za niezgodne z prawem, za pośrednictwem mechanizmu opisanego w punkcie 12 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań. Elementy, jakie musi zawierać zgłoszenie, sposób jego oceny oraz informacje przekazywane zgłaszającemu są określone w tej Polityce i nie są powtarzane w tym miejscu.

16.4. W przypadku gdy Dostawca usuwa, uniemożliwia dostęp do, ogranicza widoczność lub odbiera możliwość zarobkowania na treści z powodu jej niezgodności z prawem lub niezgodności z niniejszym Regulaminem, lub gdy zawiesza bądź ogranicza konto lub świadczenie Usługi na którejkolwiek z tych podstaw, Dostawca wysyła dotkniętemu Klientowi uzasadnienie spełniające wymogi art. 17 DSA, najpóźniej w chwili wejścia środka w życie. Punkt 14 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań określa, co zawiera to uzasadnienie.

16.5. Klient może zakwestionować środek, odpowiadając na uzasadnienie lub pisząc na adres service@dentalpolyglot.com, a sprawa jest wówczas ponownie rozpatrywana przez pracownika, który nie podejmował pierwotnej decyzji. Ponieważ Dostawca nie jest platformą internetową, żaden organ pozasądowego rozstrzygania sporów na podstawie art. 21 DSA nie jest dostępny i żaden nie jest oferowany. Nie narusza to prawa Klienta do dochodzenia ochrony sądowej.

16.6. Na Dostawcy nie ciąży ogólny obowiązek monitorowania przechowywanych treści ani poszukiwania faktów wskazujących na działalność niezgodną z prawem, zgodnie z art. 8 DSA. Dobrowolne środki podjęte na podstawie punktu 11.5 nie zmieniają tej pozycji.

17. Zmiana dostawcy, eksport danych i wyjście z Usługi

17.1. Dostawca świadczy usługę przetwarzania danych w rozumieniu rozdziału VI Data Act, obowiązującego od 12 września 2025 r., i przyjmuje na siebie obowiązki określone w punktach 17.2–17.8.

17.2. Zgodnie z art. 23 Data Act, Dostawca usuwa przedumowne, handlowe, techniczne, umowne i organizacyjne przeszkody, które uniemożliwiałyby Klientowi rozwiązanie Umowy, zawarcie umowy z innym dostawcą, przeniesienie jego eksportowalnych danych i zasobów cyfrowych do innego dostawcy lub do systemu lokalnego oraz dalsze korzystanie z wyeksportowanego materiału po przeniesieniu.

17.3. Zgodnie z art. 25 Data Act, maksymalny okres wypowiedzenia dla rozpoczęcia procesu zmiany dostawcy wynosi dwa miesiące, a okres przejściowy, w którym Dostawca wspiera zmianę, wynosi trzydzieści dni kalendarzowych, licząc od zakończenia okresu wypowiedzenia. Jeżeli zmiana nie może zostać technicznie zakończona w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych, Dostawca powiadamia o tym Klienta, wyjaśnia przyczynę, a okres przejściowy zostaje przedłużony do okresu technicznie wymaganego, który nie przekracza siedmiu miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy, o okres, który uzna za odpowiedni, w drodze pisemnego powiadomienia przed jego upływem.

17.4. W okresie przejściowym Dostawca zachowuje pełną ciągłość Usługi, utrzymuje wysoki poziom bezpieczeństwa oraz współpracuje w dobrej wierze z Klientem i z dostawcą docelowym zgodnie z art. 27 Data Act.

17.5. Zgodnie z art. 26 Data Act, Dostawca publikuje i aktualizuje oraz dostarcza potencjalnemu klientowi przed zawarciem umowy informacje o dostępnych metodach i formatach zmiany dostawcy i przenoszenia danych, o wszelkich ograniczeniach lub technicznych limitach mu znanych oraz o strukturach danych, formatach danych, standardach i otwartych specyfikacjach interoperacyjności mających zastosowanie do danych eksportowalnych. Informacje te są dostępne na żądanie pod adresem service@dentalpolyglot.com oraz na stronie internetowej Dostawcy.

17.6. Zgodnie z art. 30 Data Act, Dostawca udostępnia bezpłatnie i na równych warunkach wszystkim Klientom otwarte interfejsy niezbędne do przeprowadzenia zmiany dostawcy oraz, na żądanie, eksportuje wszystkie dane eksportowalne w formacie ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego. Dane eksportowalne obejmują dane konta Klienta, treść Witryny Klienta, Dane Pacjentów przechowywane w imieniu Klienta, wątki wiadomości, dokumenty planu leczenia, przesłane pliki oraz zapisy wizyt. Materiały Platformy nie stanowią danych eksportowalnych, a przy wyjściu z Usługi nie powstaje do nich żadna licencja.

17.7. Zgodnie z art. 29 Data Act, Dostawca nie nakłada żadnej opłaty za zmianę dostawcy jakiegokolwiek rodzaju. Nie pobiera się żadnej opłaty za eksport danych, za korzystanie z narzędzi eksportu, za pomoc w okresie przejściowym ani za rozwiązanie Umowy, i żadna opłata nie zostanie wprowadzona. Zakaz opłat za zmianę dostawcy staje się bezwzględny w całej Unii od dnia 12 stycznia 2027 r., a Dostawca stosuje go już teraz.

17.8. W przypadku gdy Klient zamawia witrynę budowaną na zamówienie, Dostawca informuje Klienta przed zawarciem umowy, w jakim zakresie system opisany w punkcie 17 jest zmodyfikowany przez art. 31 Data Act w odniesieniu do usług, których większość głównych cech jest budowana na zamówienie dla indywidualnego klienta. W praktyce Dostawca stosuje punkty 17.2–17.7 do witryn budowanych na zamówienie bez rozróżnienia, a odniesienie do art. 31 ma charakter informacyjny, a nie zastrzeżenie odstępstwa.

17.9. Zgodnie z art. 32 Data Act, Dostawca podejmuje odpowiednie środki techniczne, organizacyjne i prawne, aby zapobiec międzynarodowemu i pozaunijnemu dostępowi rządowemu do danych nieosobowych przechowywanych w Unii lub ich transferowi, gdy taki dostęp lub transfer byłby sprzeczny z prawem Unii lub prawem krajowym państwa członkowskiego. Stosowane środki obejmują szyfrowanie w tranzycie, zobowiązania umowne uzyskane od podprzetwarzających oraz ocenę ekspozycji prawnej każdego zaangażowanego dostawcy.

18. Dostępność, utrzymanie i wsparcie

18.1. Dostawca podejmuje rozsądne kroki w celu utrzymania dostępności Usługi, lecz nie zobowiązuje się do konkretnego wskaźnika dostępności, chyba że umowa o gwarantowanym poziomie usług zostanie odrębnie podpisana przez obie strony.

18.2. Planowane prace konserwacyjne są, w miarę możliwości, planowane poza zwykłymi godzinami pracy na obsługiwanych rynkach, a o istotnej przerwie powiadamia się z wyprzedzeniem. Awaryjne prace konserwacyjne dotyczące luki w zabezpieczeniach, ryzyka związanego z ochroną danych lub zbliżającej się awarii mogą być przeprowadzone bez powiadomienia, a Dostawca informuje o tym Klienta możliwie najszybciej po fakcie.

18.3. Wsparcie jest świadczone drogą mailową pod adresem service@dentalpolyglot.com w godzinach pracy Dostawcy. Czasy reakcji, jeśli są oferowane, są tymi opublikowanymi dla Planu Klienta.

18.4. Dostawca może modyfikować, rozszerzać lub wycofywać poszczególne funkcje. W przypadku gdy modyfikacja w istotny sposób ogranicza funkcjonalność Planu, na który Klient jest zapisany, Dostawca powiadamia o tym z co najmniej trzydziestodniowym wyprzedzeniem, a Klient może rozwiązać Umowę na podstawie punktu 9 przed wejściem modyfikacji w życie, ze skutkami finansowymi określonymi w punkcie 12 Polityki zwrotów i anulowania.

19. Gwarancje i wyłączenia odpowiedzialności

19.1. Dostawca gwarantuje, że będzie świadczyć Usługę z zachowaniem rozsądnych umiejętności i staranności, zgodnie z opisem opublikowanym w chwili zapisu oraz zgodnie z mającym do niego zastosowanie prawem.

19.2. Z zastrzeżeniem tego, co określono w punkcie 19.1 i w innych miejscach Umowy, oraz w najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo, Usługa jest dostarczana w stanie, w jakim się znajduje. Dostawca nie gwarantuje, że Usługa będzie nieprzerwana, terminowa, zabezpieczona przed każdym zagrożeniem lub wolna od błędów, że wady zostaną usunięte w jakimkolwiek konkretnym terminie, że tłumaczenia będą dokładne, że wynik działania sztucznej inteligencji będzie poprawny, ani że korzystanie z Usługi przyniesie jakąkolwiek konkretną liczbę zapytań pacjentów, rezerwacji, zabiegów lub przychodów.

19.3. Dostawca nie udziela żadnej gwarancji dotyczącej dokładności klinicznej, zgodności regulacyjnej ani właściwości zawodowej Materiałów Klienta i nie gwarantuje, że Witryna Klienta jest zgodna z zasadami reklamowymi, zawodowymi lub dotyczącymi opieki zdrowotnej na jakimkolwiek rynku. Weryfikacja tych kwestii jest obowiązkiem Klienta na podstawie punktu 11.

19.4. Oświadczenia zawarte w materiałach marketingowych, w dokumentacji lub w korespondencji nie stanowią gwarancji, chyba że są wyraźnie określone jako takie w Umowie lub w dokumencie podpisanym przez obie strony.

20. Ograniczenie odpowiedzialności

20.1. Żadne postanowienie Umowy nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na podstawie prawa rumuńskiego, w tym odpowiedzialności za śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane niedbalstwem, odpowiedzialności wynikającej z oszustwa lub oszukańczego wprowadzenia w błąd oraz odpowiedzialności wynikającej z umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa.

20.2. Z zastrzeżeniem punktu 20.1, łączna odpowiedzialność Dostawcy wobec Klienta, czy to kontraktowa, deliktowa, ustawowa czy oparta na jakiejkolwiek innej podstawie, wynikająca z Umowy lub z nią związana, w każdym okresie dwunastu kolejnych miesięcy, jest ograniczona do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Klienta Dostawcy w tym okresie.

20.3. Z zastrzeżeniem punktu 20.1, Dostawca nie odpowiada za utratę zysku, utratę przychodów, utratę przewidywanych oszczędności, utratę szansy handlowej, utratę renomy ani utratę reputacji, w każdym przypadku niezależnie od tego, czy szkoda ma charakter bezpośredni czy pośredni, ani za jakąkolwiek inną szkodę pośrednią lub następczą jakiegokolwiek rodzaju.

20.4. Dostawca nie odpowiada za utratę lub uszkodzenie danych w zakresie, w jakim strata ta zostałaby uniknięta, gdyby Klient skorzystał z funkcji eksportu opisanych w punkcie 17, aby utrzymywać własną kopię odnośnych danych, ani za skutki polecenia Klienta, co do którego Dostawca wyraził wątpliwości na podstawie punktu 12.7.

20.5. Ograniczenia określone w punkcie 20 nie mają zastosowania do obowiązku Klienta w zakresie zapłaty opłat, ani do odszkodowania udzielanego przez Klienta na podstawie punktu 11 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań, które jest nieograniczone kwotowo, z zastrzeżeniem odmiennych wymogów prawa rumuńskiego.

20.6. Roszczenie na podstawie Umowy musi zostać zgłoszone Dostawcy na piśmie, wraz z uzasadnieniem, w terminie dwunastu miesięcy od dnia, w którym Klient dowiedział się lub rozsądnie powinien był się dowiedzieć o faktach je uzasadniających. Ograniczenie z punktu 20 jest jedną z klauzul podlegających odrębnej akceptacji na podstawie punktu 4.3.

21. Zawieszenie i rozwiązanie Umowy przez Dostawcę

21.1. Dostawca może zawiesić Usługę, w całości lub w części, w przypadku gdy Klient dopuszcza się istotnego naruszenia Umowy i nie usunie go w terminie piętnastu dni od pisemnego powiadomienia, gdy kwota pozostaje niezapłacona po upływie okresu karencji opisanego w punkcie 10, gdy dalsze świadczenie usługi narażałoby Dostawcę na istotne ryzyko prawne, lub gdy zawieszenie jest wymagane w celu zajęcia się incydentem bezpieczeństwa lub w celu zastosowania się do nakazu właściwego organu.

21.2. O ile pozwalają na to okoliczności, Dostawca powiadamia o zawieszeniu przed jego zastosowaniem i wskazuje, co Klient musi zrobić, aby go uniknąć. W przypadku gdy pilność ryzyka bezpieczeństwa lub ryzyka prawnego nie pozwala na wcześniejsze powiadomienie, Dostawca powiadamia o tym możliwie najszybciej po fakcie.

21.3. Dostawca może rozwiązać Umowę z trzydziestodniowym pisemnym wypowiedzeniem, jeżeli Klient został zawieszony na podstawie punktu 21.1 i nie usunął przyczyny leżącej u podstaw zawieszenia, oraz ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient wykorzystuje Usługę w celu niezgodnym z prawem, jeżeli wobec Klienta wszczęto postępowanie upadłościowe, postępowanie sądowej reorganizacji lub postępowanie likwidacyjne, lub jeżeli właściwy organ nakazuje Dostawcy zaprzestanie świadczenia Usługi na rzecz Klienta.

21.4. Dostawca może również rozwiązać Umowę z przyczyn związanych z jego wygodą, z co najmniej dziewięćdziesięciodniowym pisemnym wypowiedzeniem, w którym to przypadku punkt 12 Polityki zwrotów i anulowania reguluje zwrot opłat zapłaconych z góry. Prawa Dostawcy do jednostronnego zawieszenia i rozwiązania Umowy należą do klauzul podlegających odrębnej akceptacji na podstawie punktu 4.3.

21.5. Klient może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Dostawca dopuszcza się istotnego naruszenia i nie usunie go w terminie trzydziestu dni od pisemnego powiadomienia, bez uszczerbku dla innych przysługujących mu środków ochrony prawnej.

22. Skutki rozwiązania Umowy

22.1. Po rozwiązaniu Umowy prawo Klienta do dostępu do Usługi i korzystania z niej wygasa, Witryna Klienta zostaje wycofana z publikacji, a licencja udzielona na podstawie punktu 7.2 wygasa, z wyjątkiem zakresu, w jakim dalsze przetwarzanie jest wymagane na podstawie punktu 22.2 lub przepisów prawa.

22.2. Przez dziewięćdziesiąt dni po rozwiązaniu Umowy Klient zachowuje dostęp tylko do odczytu do swojego konta w celu wyeksportowania swojej treści i danych. Po upływie tego okresu konto i jego zawartość zostają usunięte, z zastrzeżeniem zapisów, które Dostawca musi zachować w celu wypełnienia obowiązku prawnego, oraz kopii zapasowych, które są nadpisywane lub niszczone w ramach cyklu tworzenia kopii zapasowych opisanego w Polityce prywatności.

22.3. Dane Pacjentów są usuwane lub zwracane zgodnie z poleceniem Klienta na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych, a dziewięćdziesięciodniowe okno opisane w punkcie 22.2 stanowi okres, w którym takie polecenie może zostać wydane. W braku polecenia Dostawca usuwa Dane Pacjentów po zakończeniu tego okna.

22.4. Rozwiązanie Umowy nie wpływa na żadne prawo ani obowiązek powstały przed jego wejściem w życie. Punkty 2, 7.1, 12.6, 16.4, 19, 20, 22, 23, 26 i 27, wraz z każdym postanowieniem, które z natury ma pozostać w mocy, obowiązują nadal po rozwiązaniu Umowy.

22.5. W przypadku gdy Klient chce zachować swoją przetłumaczoną treść po rozwiązaniu Umowy, punkt 7 Polityki praw autorskich, licencji na treści oraz zgłaszania i podejmowania działań określa dostępną dla niego licencję.

23. Poufność

23.1. Każda ze stron musi zachować w poufności informacje niepubliczne drugiej strony, które otrzymuje w związku z Umową, musi wykorzystywać je wyłącznie w celach Umowy oraz musi je chronić z co najmniej taką starannością, jaką stosuje wobec własnych informacji poufnych o podobnym znaczeniu.

23.2. Obowiązek ten nie obejmuje informacji, które są lub staną się publiczne w sposób inny niż na skutek naruszenia, które strona otrzymująca posiadała już wcześniej, bez żadnego obowiązku zachowania poufności, które opracowała samodzielnie lub które zgodnie z prawem uzyskała od strony trzeciej uprawnionej do ich ujawnienia.

23.3. Ujawnienie wymagane przez prawo, sąd lub właściwy organ jest dozwolone, pod warunkiem że strona ujawniająca powiadamia drugą stronę z wystarczającym wyprzedzeniem, aby umożliwić jej ubieganie się o środki ochronne, chyba że samo powiadomienie jest zakazane.

23.4. Obowiązek zachowania poufności trwa przez trzy lata po rozwiązaniu Umowy, a w odniesieniu do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu Dyrektywy (UE) 2016/943 i jej rumuńskiej implementacji, tak długo, jak informacja zachowuje ten charakter.

23.5. Dane osobowe podlegają punktowi 12, Polityce prywatności oraz Umowie powierzenia przetwarzania danych, a nie punktowi 23.

24. Zmiany Usługi i niniejszego Regulaminu

24.1. Dostawca może zmieniać niniejszy Regulamin w celu odzwierciedlenia zmiany Usługi, zmiany prawa, decyzji właściwego organu lub zmiany w działalności Dostawcy.

24.2. O istotnej zmianie Klient jest powiadamiany na zarejestrowany adres e-mail co najmniej trzydzieści dni przed jej wejściem w życie, a powiadomienie wskazuje, co ulega zmianie. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmiany w życie stanowi jej akceptację. W przypadku gdy Klient jej nie akceptuje, może rozwiązać Umowę przed dniem wejścia zmiany w życie, a punkt 12 Polityki zwrotów i anulowania reguluje zwrot opłat.

24.3. Zmiana klauzuli mieszczącej się w zakresie art. 1203 rumuńskiego Kodeksu cywilnego wymaga ponownej odrębnej akceptacji w sposób opisany w punkcie 4.2 i nie wywołuje skutku wobec Klienta, dopóki taka akceptacja nie zostanie zarejestrowana.

24.4. Zmiany wymagane w celu zapewnienia zgodności z obowiązkiem prawnym lub w celu zajęcia się ryzykiem bezpieczeństwa mogą wejść w życie z krótszym powiadomieniem lub natychmiast, jeżeli wymaga tego prawo, a Dostawca wyjaśnia przyczynę przy powiadomieniu.

24.5. Wersja Regulaminu obowiązująca w danym momencie jest publikowana na stronie internetowej Dostawcy wraz z datą jej ostatniej rewizji. Wersje zastąpione są przechowywane przez Dostawcę i udostępniane Klientowi na żądanie.

25. Siła wyższa

25.1. Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie ani opóźnienie w wykonaniu obowiązku wynikającego z Umowy w zakresie, w jakim niewykonanie lub opóźnienie wynika ze zdarzenia pozostającego poza jej rozsądną kontrolą, w tym klęski żywiołowej, konfliktu zbrojnego, aktu terroryzmu, niepokojów społecznych, epidemii, ogólnej awarii zasilania elektrycznego lub telekomunikacji, awarii infrastruktury internetowej na dużą skalę oraz aktu organu władzy publicznej. Siła wyższa nie zwalnia z obowiązku zapłaty kwoty już wymagalnej.

25.2. Strona dotknięta zdarzeniem musi powiadomić o tym drugą stronę możliwie najszybciej, musi opisać zdarzenie i jego przewidywany czas trwania oraz musi podjąć rozsądne kroki w celu złagodzenia jego skutków.

25.3. Jeżeli zdarzenie trwa dłużej niż sześćdziesiąt kolejnych dni, każda ze stron może rozwiązać Umowę za pisemnym powiadomieniem, a opłaty zapłacone z góry przypadające na okres, w którym Usługa nie była świadczona, podlegają zwrotowi.

26. Postanowienia ogólne

26.1. Klient nie może przenieść, dokonać nowacji ani w inny sposób przenieść Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Dostawcy, która nie jest bezzasadnie wstrzymywana. Dostawca może przenieść Umowę lub dokonać jej nowacji na rzecz podmiotu powiązanego lub następcy prawnego w związku z połączeniem, reorganizacją lub przeniesieniem przedsiębiorstwa lub jego odnośnej części, po powiadomieniu Klienta.

26.2. Żadne postanowienie Umowy nie tworzy między stronami spółki, wspólnego przedsięwzięcia, stosunku pełnomocnictwa ani stosunku pracy. Żadna ze stron nie może zobowiązywać drugiej strony ani przedstawiać się jako uprawniona do tego.

26.3. W przypadku gdy postanowienie Umowy zostanie uznane za nieważne, niezgodne z prawem lub niewykonalne, zostaje ono uchylone w minimalnym niezbędnym zakresie, a pozostała część pozostaje w mocy. Strony w dobrej wierze wynegocjują postanowienie zastępcze odzwierciedlające pierwotny zamiar handlowy w zakresie dozwolonym przez prawo.

26.4. Niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu prawa wynikającego z Umowy nie stanowi zrzeczenia się tego prawa, a jednorazowe lub częściowe skorzystanie z niego nie wyklucza dalszego korzystania. Zrzeczenie się jest skuteczne wyłącznie w formie pisemnej.

26.5. Powiadomienia na podstawie Umowy są przekazywane na piśmie, drogą mailową na adresy zarejestrowane na koncie, lub, jeśli strona tak zdecyduje, listem poleconym na siedzibę drugiej strony. Powiadomienie wysłane drogą mailową wywołuje skutek w dniu roboczym następującym po jego przekazaniu, w braku powiadomienia o niepowodzeniu doręczenia.

26.6. Umowa stanowi całość porozumienia między stronami w zakresie jej przedmiotu i zastępuje wszelkie wcześniejsze oświadczenia, ustalenia i porozumienia jej dotyczące, z zastrzeżeniem, że nic nie wyłącza odpowiedzialności za oszukańcze wprowadzenie w błąd.

26.7. Umowa zostaje zawarta w języku angielskim. W przypadku gdy Dostawca dostarcza tłumaczenie dla wygody, wersja angielska ma pierwszeństwo w przypadku rozbieżności, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo stanowi inaczej na korzyść Klienta.

26.8. Prawa i środki ochrony prawnej przewidziane Umową mają charakter kumulatywny i nie wyłączają żadnego prawa ani środka ochrony prawnej dostępnego na podstawie przepisów prawa.

27. Prawo właściwe, jurysdykcja i skargi

27.1. Umowa oraz wszelkie pozaumowne zobowiązania z niej wynikające lub z nią związane podlegają prawu Rumunii, bez względu na jakąkolwiek normę kolizyjną, która wskazywałaby na zastosowanie prawa innej jurysdykcji.

27.2. Sądy w Sybinie, w Rumunii, posiadają wyłączną jurysdykcję w odniesieniu do każdego sporu wynikającego z Umowy lub z nią związanego. Wybór prawa i wybór forum należą do klauzul podlegających odrębnej akceptacji na podstawie punktu 4.3. W przypadku gdy bezwzględnie obowiązujące prawo przyznaje Klientowi prawo do wszczęcia postępowania przed innym forum lub przyznaje ochronę, od której nie można odstąpić w drodze umowy, Umowa nie pozbawia Klienta tego prawa.

27.3. Przed wszczęciem postępowania strony podejmą w dobrej wierze próbę rozstrzygnięcia sporu w drodze negocjacji przez okres trzydziestu dni od pisemnego powiadomienia o nim, z wyjątkiem sytuacji, gdy wymagana jest ochrona tymczasowa lub zabezpieczająca, lub gdy zbliża się upływ terminu przedawnienia.

27.4. Skargi dotyczące Usługi należy kierować w pierwszej kolejności na adres service@dentalpolyglot.com, z opisem sprawy oraz oczekiwanego rozstrzygnięcia. Dostawca potwierdza otrzymanie skargi w terminie pięciu dni roboczych i udziela merytorycznej odpowiedzi w terminie trzydziestu dni.

27.5. Europejska platforma internetowego rozstrzygania sporów utworzona na podstawie Rozporządzenia (UE) nr 524/2013 zaprzestała działania w dniu 20 lipca 2025 r. i została uchylona Rozporządzeniem (UE) 2024/3228. Nie udostępnia się żadnego łącza do tej platformy, żadna skarga nie może zostać złożona za jej pośrednictwem, a wszelkie odniesienia do niej pojawiające się we wcześniejszej dokumentacji Dostawcy zostają zastąpione. Punkt 17 Polityki zwrotów i anulowania wskazuje drogę, jaka pozostaje otwarta dla klienta kwalifikującego się jako konsument na podstawie bezwzględnie obowiązującego prawa.

27.6. Żadne postanowienie punktu 27 nie ogranicza prawa osoby, której dane dotyczą, do wniesienia skargi do organu nadzorczego na podstawie art. 77 RODO, ani prawa jakiejkolwiek osoby do zwrócenia się do Koordynatora ds. Usług Cyfrowych wyznaczonego w Rumunii na podstawie Ustawy nr 50/2024.

28. Kontakt

28.1. DTCONCIERGE S.R.L., Aleea Călărașilor nr. 5, bl. G, ap. 54, Municipiul Sibiu, județul Sibiu, Rumunia. Korespondencja ogólna i umowna: service@dentalpolyglot.com. Korespondencja w sprawach ochrony danych: privacy@dentalpolyglot.com. Strona internetowa: https://dentalpolyglot.com.

29. Wyraźna akceptacja klauzul na podstawie art. 1203 rumuńskiego Kodeksu cywilnego

29.1. Klient oświadcza, że zapoznał się z poniższymi klauzulami niniejszego Regulaminu, zrozumiał je i wyraźnie je akceptuje, mając możliwość rozważenia każdej z nich osobno oraz odstąpienia od zawarcia Umowy, gdyby ich nie zaakceptował.

Punkt 9.2, przewidujący automatyczne odnowienie subskrypcji na kolejne okresy rozliczeniowe, chyba że zostanie anulowana. Punkt 10.2 oraz punkt 21.1, zezwalające Dostawcy na zawieszenie świadczenia i wstrzymanie Witryny Klienta. Punkt 21.3 oraz punkt 21.4, zezwalające Dostawcy na jednostronne rozwiązanie Umowy, w tym z przyczyn związanych z jego wygodą, z dziewięćdziesięciodniowym wypowiedzeniem. Punkt 14.2, przyznający ogólne upoważnienie do angażowania podprzetwarzających. Punkt 20.2, punkt 20.3, punkt 20.4 oraz punkt 20.6, ograniczające wysokość i kategorie odpowiedzialności Dostawcy oraz nakładające termin, w którym roszczenia muszą zostać zgłoszone. Punkt 27.1 oraz punkt 27.2, wskazujące prawo rumuńskie jako prawo właściwe oraz sądy w Sybinie jako forum właściwe.

29.2. Akceptacja jest rejestrowana elektronicznie w chwili zapisu, klauzula po klauzuli, a zapis jest przechowywany przez Dostawcę jako dowód zgodności z art. 1203 rumuńskiego Kodeksu cywilnego. Kopia zapisu jest dostarczana Klientowi na żądanie skierowane na adres service@dentalpolyglot.com.